چگونه یک جلسه را اداره کنیم؟پرینت خبر

دوازده سال پیش کاتز معاون رئيس جمهور در مرکز پزشکی مونته فیور دانشگاه اینشتین با بررسی های زیاد دلایل غیر مفید بودن جلسات را مشخص کرد و توصیه هایی برای استاندارد کردن برگزاری جلسات از قبیل تنطیم زمان شروع و پایان، تنظیم دستور کار و برگزاری جلسه مطابق آنها تدوین نمود.

توصیه  اول آماده سازی است.آماده سازی و آماده سازی بیشتر است. نه تنها این توصیه در مورد تنظیم جزئیات دستور کار جلسه و آگاه کردن شرکت کنندگان در مورد نکات اصلی است بلکه به شرایط فیزیکی جلسه هم مربوط می شود مانند دمای اتاق یا چشمک زدن یک لامپ فلورسنت. حتی می توان تنقلات پذیرایی جلسه را بررسی کرد و طمعهای منحصر به فردی را تهیه کرد یا حتی اگر کسی طعم خاصی را دوست دارد از آن طمع بر روی میز گذاشت. این موارد همگی باعث جذابیت جلسه می شود و تمایل افراد به مشارکت را بیشتر می کند.

توصیه بعدی این است در آغاز هنجارهای لازم جلسه را به عنوان کد رفتاری جلسه طراحی کنید. به طور مثال اینکه در صورت تاخیر افراد گروه چه برخوردی با آنها خواهد شد؟ چه می شود اگر بعضی شرکت کنندگان وظایف خود را مطابق با موارد تعیین شده در جلسه قبل انجام نداده باشند؟ بخصوص مشکلات زمانی پیش می آید که فرد تاخیر کننده یک مدیر ارشد و دبیر جلسه یک کارمند تازه وارد باشد. اگر همه اجرای قوانین را درک کنند دیگر مهار چنین مشکلاتی راحت خواهد بود. اگر یکی از شرکت کنندگان قوانین را مسخره کرد و یا خارج از دستور کار عمل کرد پیشنهاد می شود دبیر جلسه پاسخی مشابه این پاسخ به او ارائه کند: « بابت مطرح کردن این موضوع از شما سپاسگزارم. اهمیت موضوع به وضوح روشن است. من ترجیح میدهم که این موضوع را با کمیته مطرح و اگر موافق باشند پس از اتمام بحثهای این جلسه در مورد آن صحبت کنیم.»

توصیه ای که به دبیران جلسه داده شده است این است که بخصوص اگر خانم هستند جای خود را در سر میز قرار دهند تا در موضع قدرت باشند. از طرفی زمانهایی نیز وجود دارد که حضور رهبر یا دبیر جلسه باید در وسط گروه بسیار احساس شود و این موضوع باید توسط دبیر جلسه مورد بررسی قرار گیرد.

توصیه کاتز در مورد اینکه چگونه می توان صحبتهای طولانی افرادی که زیاد صحبت می کنند را خلاصه کرد این است: صبر کنید تا فرد نفسی تازه کند و در آن لحظه سریع وسط بپرید و سخنرانیش را خلاصه کنید : « شما برخی از مسائل مهم را مطرح کردید .تمایل دارم تا از گروه بپرسم که می خواهند تا با نقطه نظرات شما ادامه دهند و یا آنها در ابتدای دستور کار جلسه‌ی آینده قرار داده شود.»

 هرگز نباید کنترل جلسه را  از دست بدهید .اگر شما جلسه را شروع کرده اید شما نیز باید حتما آن را به مسیر اصلی برگردانید و به همه یادآوری کنید که یک دستور کار برنامه ریزی شده دارید.

مترجم: ياسمن ضيائي

http://www.forbes.com/sites/susanadams/2015/10/05/how-to-run-a-meeting-5/


تاریخ ایجاد : شنبه - 18 مهر 1394

facebooktwitterfacebook

نظر ثبت شده ای یافت نشد. اولین نفر باشید که به این پست نظر می دهید


نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد . بخش های مورد نیاز علامت گذاری شده اند . *